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數電票PDF格式入賬？不行！财政部明确！
發布時間：2024/5/11 閱讀量：64
數電發票已經在全國範圍内受票試點，然而還是有很多小(xiǎo)夥伴搞不清楚到底應該保存哪種格式入賬？今天就帶大(dà)家一(yī)探究竟！
01、數電發票有哪幾種格式？
就目前政策來看，數電發票共有3種格式：OFD、PDF、XML。
一(yī)、PDF
PDF文件是我(wǒ)們最常收到的格式。事實上，PDF是給納稅人員(yuán)的預覽，納稅人可以打印PDF文件，以紙(zhǐ)質打印件作爲報銷入賬的憑證，但是，PDF并不是源文件！并且，PDF不支持對發票監章和電子簽名有效性的查驗。
二、OFD
OFD是報銷入賬歸檔的電子憑證，并且，其樣式跟PDF沒有區别。而兩者最大(dà)的區别在于，OFD能在“增值稅電子發票闆式文件閱讀器”中(zhōng)查驗發票監制章和電子簽名的有效性。
三、XML
XML不同于PDF和OFD，形式上隻是一(yī)串代碼，記錄發票的全部元數據
02、三種樣式如何選擇？
5月17日，财政部會計司公布了電子憑證會計數據标準的通知(zhī)，其中(zhōng)，明确了數電票報銷歸檔的保存方式：
通知(zhī)重點：
接收方取得數電票報銷入賬歸檔的，
第一(yī)，接收方可以根據《通知(zhī)》第三條、第五條的規定，僅使用數電票含有數字簽名的XML文件進行報銷入賬歸檔，可不再另以紙(zhǐ)質形式保存。
第二，接收方如果需要以數電票的PDF、OFD格式文件的紙(zhǐ)質打印件作爲報銷入賬歸檔依據的，應當根據《通知(zhī)》第四條的規定，同時保存數電票含有數字簽名的XML格式電子文件。
給大(dà)家總結如下(xià)：
1、接收方接收完數電票後，無需打印，直接以XML文件進行報銷入賬歸檔即可。
2、接收方如果确實需要打印數電票的，除了要保存紙(zhǐ)質版發票外(wài)，還要保存XML格式電子文件。
因此，财務人員(yuán)注意了：數電票接收以後，無論打不打印，都要保存數電票含有數字簽名的XML格式電子文件！除了數電票以外(wài)，财政部還發布了其餘發票（如鐵路電子客票等）的電子憑證的數據标準，大(dà)家可通過财政部官網下(xià)載。
03、如何獲取XML格式電子文件？
一(yī)、數電票非開(kāi)票試點地區
納稅人使用各地“增值稅發票綜合服務平台”，進入“稅務數字賬戶模塊”，通過篩選，可以查詢接收通過電子發票服務平台開(kāi)具的發票。
此外(wài)，也可取得銷售方以電子郵件、二維碼等方式交付的全電發票。
進入後，選擇含有數字簽名的XML格式的數電票即可。
二、數電票開(kāi)票試點地區
納稅人使用各地“電子稅務局”，進入“我(wǒ)要辦稅——稅務數字賬戶模塊”通過篩選，可以查詢接收通過電子發票服務平台開(kāi)具的發票。
下(xià)面财叔以深圳市爲例，提供具體(tǐ)的操作流程（各個地區的具體(tǐ)操作方式可能有差異，具體(tǐ)以當地的要求操作爲準）。
此外(wài)，也可取得銷售方以電子郵件、二維碼等方式交付的全電發票。
進入後，選擇含有數字簽名的XML格式的數電票導出即可。
下(xià)載以後到批量導入導出進度查詢，查詢進度，處理完成後，下(xià)載即可。
下(xià)載以後是一(yī)個壓縮文件，保存這個壓縮文件即可。可以根據實際管理需要按月進行保存。圖片
04、數電票如何進行
正确的報銷、入賬和歸檔
具體(tǐ)流程講解：
1.電子發票、電子憑證的獲取和存儲：企業通過郵箱下(xià)載、稅務局網站下(xià)載等渠道獲取數電票數字簽名的XML數據文件。
2.票據存儲：将獲取的數電票存儲至發票池。對于無報賬系統（如報銷系統或發票池）支撐文件獲取和存儲的企事業單位，建議由員(yuán)工(gōng)手工(gōng)下(xià)載至本地存儲。
3.文件驗簽、發票驗真：在進行報銷入賬之前，企業需對接收的帶數字簽名的XML格式的數電票遵從現有的稅收征管要求進行發票查驗，以保證發票的真實性。隻有查驗成功的發票才可報銷入賬，企業記錄發票的驗真、驗簽信息。
4.解析XML文檔：自行或調用财政部提供的免費(fèi)電子憑證工(gōng)具包解析接收的XML文件，并存入發票池。
5.根據數電票是否是增值稅專票，如果是專票則進行5.1和5.2處理。
5.1.發票抵扣：數電票關聯的業務入賬後，依據稅務總局的要求進行抵扣處理，抵扣确認後保存到發票池，記錄發票的抵扣信息。
5.2.進項轉出：發票進行抵扣後，企業根據發票用途的轉變，進行進項轉出處理，并将發票轉出信息記錄到發票池。
6.資(zī)金支付：對于需要付款類業務，可以由資(zī)金系統進行業務處理審批後完成資(zī)金支付。信息化較好的企業單位按《數電票标準》的要求根據銀行回單回寫電子憑證支付狀态位信息。
7.會計記賬：核算系統根據報銷業務信息、數電票的電子憑證信息，同時按照《數電票标準》要求回寫電子憑證狀态位信息。
8.歸檔準備：企業可設定歸檔前的文件生(shēng)成準備時機，自行或借助财政部的免費(fèi)工(gōng)具包生(shēng)成電子憑證-入賬信息結構化數據文件。并将記賬憑證、報銷單、數電票含有數字簽名的XML格式電子文件、電子憑證入賬信息結構化數據文件等文件打包形成電子會計憑證文件。
9.會計資(zī)料歸檔：單位需按照财政部的監管要求，按照财政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》（财政部 檔案局令第79号）和《關于規範電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知(zhī)》（财會〔2020〕6号）的相關要求，參考《電子會計檔案管理規範》（DA/T 94—2022）和《行政事業單位一(yī)般公共預算支出财務報銷電子會計憑證檔案管理技術規範》（DA/T 95—2022），将上述電子會計憑證文件進行歸檔，以備财政部相關監管部門查驗。
數電票收集、整理、歸檔（在線版）
第一(yī)步，電子會計憑證收集
會計核算系統、業務系統彙總整理屬于歸檔範圍的電子會計憑證（如記賬憑證、含數電票的原始憑證）及其元數據，并通過歸檔接口傳輸至電子會計檔案管理信息系統。
第二步，電子會計憑證整理
收集完成後，應及時對電子會計憑證進行分(fēn)類、組件、組卷、編号等整理操作。
分(fēn)類：推薦采用會計資(zī)料形式-會計年度-保管期限分(fēn)類法，并劃定“門類号”爲會計類（KU）、“形式”爲憑證（PZ）、保管期限爲30年；
組件：按記賬憑證号進行組件，以電子記賬憑證爲主件，電子記賬憑證、電子報賬單、電子發票、其他電子原始憑證等組成一(yī)件；件内按電子記賬憑證、電子報賬單、電子發票、其他電子原始憑證的順序排列；
組卷：按适當的時間周期對已組件的電子會計憑證進行組卷，卷内按記賬憑證号先後順序排列；案卷按卷号先後順序排列。實行憑證分(fēn)類管理的單位，可按類型結合時間進行組卷，一(yī)般同類型的電子會計憑證組成一(yī)卷；
編号：推薦采用全宗号-門類号（KU）-形式（PZ）-年度-案卷号-件号（卷内序号）的結構編制檔号，案卷号和件号可由4位阿拉伯數字标識，不足4位的，前面用0補足。
第三步，電子會計憑證歸檔
經整理的電子會計憑證在會計年度終了後，可由單位會計管理機構臨時保管1年，再移交單位檔案管理機構保管。
注意：電子會計憑證檔案應同時實施在線和離(lí)線存儲。
數電票收集、整理、歸檔（線下(xià)版）
采用線下(xià)方式報銷入賬的單位，記賬憑證、原始憑證及數電票的打印件等一(yī)般采用紙(zhǐ)質方式收集、整理、歸檔，數電票應按以下(xià)方法進行收集、整理、歸檔：
第一(yī)步，建立文件夾
根據紙(zhǐ)質載體(tǐ)會計憑證卷（冊）情況，在磁盤、U盤等存儲載體(tǐ)上建立相應文件夾。一(yī)般一(yī)個月爲一(yī)卷（冊）建立一(yī)個文件夾；
第二步，拷貝數電票
将數電票按其關聯的記賬憑證所屬卷（冊）拷貝至相應文件夾；
第三步，填寫相關信息
将相應紙(zhǐ)質載體(tǐ)會計憑證的檔号、保管期限等信息填入報銷入賬過程中(zhōng)形成的電子發票台賬中(zhōng)；
第四步，編寫說明文件
将數電票的會計期間、數量、移交人、其他需要說明的情況（如非通用格式文件說明）等編制成TXT文件；
例如：2020年1-12月數電票，共555件，張三移交，并按照以下(xià)所示結構圖存儲于數電票文件夾中(zhōng)。
第五步，移交檔案
将電子會計檔案登記表及其紙(zhǐ)質文件、數電票、說明文件和其他紙(zhǐ)質檔案在規定時限内移交檔案人員(yuán)。
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